各系（院、部）、处、部门：
为了进一步提高教学档案的质量和管理水平，充分发挥其在学院教学管理、教学活动、教学研究等项工作中的作用，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，特制定的《湖南工业职业技术学院教学档案管理办法》已经通过学院教学工作会议审议，同意实施，现予下发，请遵照执行。
附件一： 《湖南工业职业技术学院教学档案管理办法》
附件二： 
教学档案实体分类办法.doc
湖南工业职业技术学院
二Ο一Ο年四月二十三日
附件：
湖南工业职业技术学院教学档案管理办法
为了加强学院教学档案工作，充分发挥其在学院教学管理、教学活动、教学研究等项工作中的作用，提高教学档案的质量和管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，并为考核教学工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学院档案实体分类法和档案工作规范》等国家和省档案局的有关文件精神，结合学院实际，特制定本管理办法。
一、教学档案工作的基本原则
（一）凡在教学管理及教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像材料均属教学档案。
（二）教学档案是衡量学院教学管理水平和教学质量的重要标志之一，是学院档案的主体、核心和重点之一。学院应加强领导，把教学档案工作列入整体工作计划和教务处工作日程。
（三）教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
（四）教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行 “三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划，纳入教学管理制度，纳入有关人员的职责范围，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；管理检查教学工作与检查教学文件材料的归档要求同步；评审、鉴定教学质量、教材、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。
（五）教务处、各教学系以及有关处（室）应明确一名分管档案工作的负责人，配备相应专（兼）职档案管理人员，统一管理本部门、本系统的教学档案。教务处及所属各科室与业务部门的负责人和全体工作人员均是兼职档案员，日常工作中注意积累档案材料，并按期整理归档和汇总。各部门分管档案工作的负责人要经常了解、督促、检查、指导兼职档案员做好教学文件材料的积累工作。
（六）坚持部门立卷归档的原则，由所属部门分管档案工作的负责人负责向教务处归档。
（七）努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步建立教学档案资源库，并纳入学院信息化管理和信息化平台的开发利用，成为教学工作信息咨询部门之一。
二、教学档案归档范围
（一）归档的教学文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
（二）归档的教学文件材料，必须反映学院教学管理、教学实践活动的全过程，力求完整、准确、系统。
（三）归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学活动的成套性特点。
（四）归档的教学文件材料范围包括：以学院和部门名义的各类教学综合管理发文、“帐外”文件（包括各类教学工作会议纪要、信息、报告、报表、各项评估材料等）、教学材料（综合管理、专业建设、实习实训基地建设、学籍管理、教学运行、课程建设、教材建设、考试管理、教学督导、教学研究等）、科技材料（科研课题各类资料等）、多媒体材料（多媒体课件、多媒体汇报材料、重要活动实况及照片、各类宣传材料，如展览、展板、画册、宣传册等）等教学工作和活动中形成的全部文件材料。具体归档范围参考附件一 《教学档案实体分类办法》。
（五）载体类型
档案卷宗、光盘、磁盘、磁带等。
（六）归档的重点是学院在教学工作，特别是教学活动各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。
(七) 凡学院各部门或个人在各项工作中使用计算机、数码相机、数码摄像机等现代技术手段形成的，具有永久、长期保存价值的数字记录形式的教学类电子文件均应归档。
三、档案材料的归档、移交和接收
（一）归档的教学文件材料必须格式统一，字迹清楚（不准有铅笔字和圆珠笔字），完整齐全，教学文件一般归档一份。
（二）凡归档的特殊格式电子文件（如数据库），还应包括相关支持软件；
（三）归档电子文件同时存在相应纸质或其它载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致；
（四）有永久或长期保存价值的文本及图形、图像电子文件，如没有纸质等拷贝的必须制成纸质文件，双套归档。
（五）组卷时卷内密不可分的文件按正件在前，附件在后；批复在前，请示在后排列。
（六）卷内文件一律拆掉金属物，并且分别用线装订，不允许出现破损现象。
（七）按顺序编排页号，只要有文字，均应编码，页码位置在材料的右下角，并填写卷内目录。
（八）办理归档移交。交接双方必须当面检查验收，凡不符合规定者，应改正后再移交。
（九）各部门分管档案工作的负责人应于每学期开学第一周内向上级档案归口部门移交上学期的档案。
四、教学档案的管理
（一）分类编号
1、按照《高等学院档案实体分类法》的规定，档号主体包括年度号、分类号、案卷号三个部分。
2、根据教学档案的内容和特点，类目设置为二级。
3、教学档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号，考虑到教学系统内部各部门间档案的区分和可能出现的同一案卷有多个文件的情况，可以扩展成“全宗号年度号—分类号—案卷号—件号”形式。
（二）编目
1、每卷档案封面上的项目填写清楚，卷脊上写全宗名称、案卷题名、档号。
2、按档号顺序，编制教学档案目录。
3、编制各种分类目录和年度总目录及目录卡。
（三）排架保管
1、按教学档号顺序排架。
2、严格按《高校档案部门业务建设规范》的要求执行各种制度。
3、库房要有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。
4、案卷入库时应检查账、卡、物是否相符。以学年为单位，按不同学制、年级顺序排列。
5、案卷应依档号顺序排放，库房柜架应编顺序号和档案资料存放标志图、示意图。
6、档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题及时解决。对破损、褪变的档案要及时修补复制。
（四）各教学部门档案管理职能
1、各系、部由主管教学的副主任分管教学档案工作，由教学干事具体负责教学档案的管理，档案室负责业务指导和督促。
2、学院各教学管理部门要对教学档案及时收集、整理、立卷，并按规定时间向学院档案室移交有关档案，确保电子文件的真实性、完整性、有效性和可识别性。
3、由系、部存档的教学档案要按学期及时整理归档，已归档材料不得涂改或私自撤销。
4、教务处要定期对各系、部教学档案管理工作进行检查和指导，并根据需要调阅有关档案。
具体实施细节参照附件二 《教学档案实体分类办法》执行。
六、其他
1、本规定自公布之日起执行。
2、本规定由教务处负责解释。
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